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Constitution

Pickleball CVE

 

 

  • The name of the Club shall be "Pickleball CVE”.

 

  • The aim of the Club shall be to encourage fitness and socialization by participation in the sport of Pickleball. The Club recognizes the diversity of its membership and shall provide accommodations in order to meet the Club’s aim.

 

  • Any resident or guest of a resident of Century Village East (CVE) who is interested in pickleball may become a member, providing they pay their membership dues.

 

  • The active season for Club play and activities shall be from early November to early April.

 

  • The Club shall hold an annual General Meeting in the month of March ("March General Meeting"). The Board shall set the date and notify the membership of the date at least thirty (30) days in advance of the March General Meeting. The Board may decide to also hold a General Meeting at the beginning or during the season and members will be advised accordingly.

 

  • The Board of Directors shall be increased from five to six members during the 2023-2024 season and from six to seven members for the 2024-2025 season and thereafter.  The six members of the 2023-2024 Board of Directors shall each serve a one-year term.  From the 2024-2025 season forward, the terms of the seven members shall be staggered so that no more than four positions shall be offered for election each year.  An election shall be held at the 2024 March General Meeting to determine the Board members to serve a two-year term.

 

  • Only members who will reside in CVE for a minimum of four months during the active season shall serve on the Board of Directors for the Club.

 

  • The Board of Directors shall elect Officers for the Club as follows: 

    • President;

    • Vice President,

    • Secretary;

    • Treasurer;

    • Director;

    • Director.

 

  • The Board shall determine court assignment and play aimed at encouraging fitness and socialization of the membership.  

 

  • In the event of one or more vacancies on the Board, a majority of the remaining Board Members of the Club shall appoint the replacement(s).

 

  • The Club President shall be empowered to authorize expenditures of up to $200.00 for items not in the approved budget.

 

  • Voting shall be by show of hands unless a majority of the members present request a written ballot.

 

  • This Constitution may be amended by a vote of a majority of the members present at a convened general meeting. All members shall be notified of the intention to modify the Constitution at least ten (10) days before the meeting in writing by E-mail and posting of a notice on the Club bulletin board at the pickleball courts. Constitutional amendments can only be made during the active season.

 

  • Dues for the next season shall be determined by a vote of the Board of Directors at or before the end of the active season. Dues shall be paid on or before the March General Meeting.

 

  • Rules and Regulations, when established, shall be approved and amended under the same rules in paragraph 13.

 

  • Board communications to the members will be in English and in French. The English version of all documents shall be the official record of the Club.

 

This Constitution was passed at the General Meeting of Pickleball CVE held on the 22nd day of the month of March, 2023.

 

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Lyne Durivage                             Karyn Morrison

President                                    Vice President

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France Desfosses                        Lise Poissant

Treasurer                                   Secretary

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Jean Lafreniere                      Jocelyn Rouleau

Director                                     Director

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The original document was signed by all members on 03/30/2023

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Version 03-24-23

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Constitution

Pickleball CVE

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  • Le nom du club sera “Pickleball CVE”.

 

  • L'objectif du Club est d'encourager la forme physique et la socialisation par la participation au sport de pickleball.  Le Club reconnaît la diversité de ses membres et fournira des aménagements afin d'atteindre l'objectif du Club.

 

  • Tout résident ou invité d'un résident de Century Village East (CVE) qui s'intéresse au pickleball peut devenir membre, à condition de payer sa cotisation.

 

  • La saison active pour les jeux et les activités du Club s'étend du début novembre au début avril.

 

  • Le Club tiendra une assemblée générale annuelle au mois de mars ("Assemblée générale de mars").  Le conseil fixe la date et avise les membres de la date au moins trente (30) jours avant l'assemblée générale de mars. Le conseil d'administration peut décider de tenir également une assemblée générale au début ou au cours de la saison et les membres en seront avisés en conséquence.

 

  • Le conseil d'administration est porté de cinq à six membres au cours de la saison 2023-2024 et de six à sept membres pour la saison 2024-2025 et les suivantes.  Les six membres du conseil d'administration 2023-2024 exercent chacun un mandat d'un an.  À partir de la saison 2024-2025, les mandats des sept membres seront échelonnés de manière à ce qu'au plus quatre postes soient proposés à l'élection chaque année. Une élection aura lieu lors de l'assemblée générale de mars 2024 pour déterminer les membres du conseil d'administration pour un mandat de deux ans.

 

  • Seuls les membres qui résideront à CVE pendant au moins quatre mois pendant la saison active siégeront au conseil d'administration du club.

 

  • Le conseil d'administration élira les dirigeants du club comme suit :

    • Président;

    • Vice-président,

    • Secrétaire;

    • Trésorier;

    • Directeur;

    • Directeur.

 

  • Le conseil déterminera l'attribution des terrains et le jeu visant à encourager la forme physique et la socialisation des membres. 

 

  • En cas d’absence de l'un ou de plusieurs postes au sein du Conseil, la majorité des membres restants du Conseil du Club nommera le(s) remplaçant(s).

 

  • Le président du club est habilité à autoriser des dépenses allant jusqu'à 200,00 $ pour des articles qui ne figurent pas dans le budget approuvé.

 

  • Le vote a lieu à main levée sauf si la majorité des membres présents demande un vote écrit.

 

  • La présente Constitution peut être amendée par un vote à la majorité des membres présents lors d'une assemblée générale convoquée. Tous les membres seront avisés de l'intention de modifier la Constitution au moins dix (10) jours avant la réunion par écrit par courriel et affichage d'un avis sur le babillard du Club aux terrains de pickleball.  Les amendements constitutionnels ne peuvent être apportés que pendant la saison active.

 

  • Les cotisations pour la prochaine saison seront déterminées par un vote du conseil d'administration à ou avant la fin de la saison active.  Les cotisations doivent être payées au plus tard à l'assemblée générale de mars.

 

  • Les règles et règlements, lorsqu'ils sont établis, doivent être approuvés et modifiés selon les mêmes règles au paragraphe 13.

 

  • Les communications du Conseil aux membres se feront en anglais et en français. La version anglaise de tous les documents sera le dossier officiel du Club.

 

Cette constitution a été adoptée lors de l'assemblée générale de Pickleball CVE tenue le 22e jour du mois de mars 2023.

 

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Lyne Durivage                             Karyn Morrison

Présidente                                  Vice-Présidente

Date:________________         Date:_________________­­­­_

 

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France Desfosses                       Lise Poisssant

Trésorière                                  Secreétaire

Date:________________         Date:__________________

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Jean Lafreniere                        Jocelyn Rouleau

Directeur                                   Directeur

Date:________________         Date:___________________

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Le document original a ete signe par les members  le 03/30/2023

 

​Version 24-03-23

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